Newsletter versenden: Schritt für Schritt
Einen Newsletter zu versenden ist technisch einfach. Schwierig wird es an drei Stellen: dem Recht, dem Posteingang und der Regelmäßigkeit. Diese Anleitung geht die Schritte in der Reihenfolge durch, in der sie zählen.
Diese Seite ist keine Rechtsberatung. Für Ihren konkreten Fall sprechen Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder einer Anwältin.
1. Die rechtlichen Grundlagen
Einwilligung mit Double-Opt-In. In Deutschland brauchen Sie für Werbe-E-Mails eine nachweisbare Einwilligung. Double-Opt-In ist dafür der Standard: Nach der Anmeldung bekommt die Person eine Bestätigungs-E-Mail und ist erst nach dem Klick auf den Link eingetragen. Speichern Sie Zeitpunkt und IP-Adresse der Bestätigung.
Impressum. Jeder geschäftliche Newsletter braucht ein Impressum nach § 5 DDG, in der E-Mail selbst oder über einen direkten Link.
Abmeldung. Jede E-Mail braucht einen gut sichtbaren Abmeldelink. Abmeldungen müssen sofort wirken.
Auftragsverarbeitung. Verarbeitet ein Anbieter Ihre Empfängerdaten, brauchen Sie mit ihm einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Sitzt er in den USA, kommt die Frage der Datenübermittlung hinzu; mehr dazu unter Mailchimp und die DSGVO.
2. Newsletter erstellen
Ein Ziel pro Ausgabe. Entscheiden Sie, was die Leserin nach dem Lesen tun soll, und bauen Sie die E-Mail darum. Ein Newsletter mit fünf gleich wichtigen Links bekommt weniger Klicks als einer mit einem klaren.
Betreff und Vorschautext. Der Betreff sagt, was drinsteht, in etwa 40 bis 50 Zeichen. Der Vorschautext ergänzt ihn, statt ihn zu wiederholen. Testen Sie beides mit unserem Betreffzeilen-Tester (Englisch).
Aufbau. Ein kurzer Einstieg, der Inhalt, ein Handlungsaufruf, dann Impressum und Abmeldelink. Halten Sie das HTML unter 102 KB, sonst kürzt Gmail die E-Mail.
Vorlagen. Eine responsive Vorlage spart Arbeit. Unser kostenloser E-Mail-Vorlagen-Baukasten exportiert HTML, das in Gmail, Outlook und Apple Mail funktioniert.
3. Das Tool wählen
Versenden Sie keinen Newsletter aus Outlook oder Gmail. Ab einigen Dutzend Empfängern in BCC greifen Spamfilter, Gmail begrenzt private Konten auf 500 Empfänger am Tag, und Sie haben weder Abmeldelinks noch Bounce-Verarbeitung noch Auswertungen.
Kostenlose Newsletter-Tools reichen für den Anfang:
| Tool | Kostenlos bis | Einschränkung |
|---|---|---|
| Kit | 10.000 Abonnenten | keine Automationen |
| Brevo | 300 E-Mails pro Tag | Brevo-Branding |
| MailerLite | 250 Abonnenten | 2.500 E-Mails im Monat, Branding |
| Mailchimp | 250 Kontakte | 500 E-Mails im Monat, Branding |
Mit wachsender Liste steigen die Kosten dieser Tools mit jedem Abonnenten. Was Mailchimp bei 10.000 Kontakten kostet, steht unter Mailchimp Kosten. Deutsche Alternativen vergleicht Mailchimp Alternative Deutschland.
Selbst hosten ist die Alternative, wenn Sie die Daten auf eigenen Servern in Deutschland halten wollen oder die Liste groß wird. Broadcast kostet einmalig 250 US-Dollar, läuft zum Beispiel bei Hetzner und versendet über Amazon SES in Frankfurt für etwa 0,10 US-Dollar pro 1.000 E-Mails. Den Aufbau beschreibt E-Mail-Marketing selbst hosten.
4. Die Absenderdomain einrichten
Bevor die erste E-Mail rausgeht, richten Sie drei DNS-Einträge für Ihre Absenderdomain ein:
- SPF erlaubt Ihrem Versanddienst, für Ihre Domain zu senden.
- DKIM signiert jede E-Mail, damit der Empfänger die Herkunft prüfen kann.
- DMARC verbindet beides mit Ihrer Absenderadresse und sagt, was mit Fälschungen passiert.
Gmail und Yahoo verlangen seit 2024 alle drei von Massenversendern, dazu eine Abmeldung mit einem Klick. Prüfen Sie Ihre Domain mit dem DMARC-Checker.
5. Testen und versenden
Senden Sie die E-Mail zuerst an sich selbst, am besten an ein Gmail- und ein Outlook-Postfach. Prüfen Sie Links, Bilder, Darstellung auf dem Handy und den Absendernamen. Unser Zustellbarkeitstest bewertet die Test-E-Mail mit einer Punktzahl.
Versenden Sie dann zuerst an die zuletzt aktiven Abonnenten. Beobachten Sie in der ersten Stunde Bounces und Spam-Beschwerden. Bleiben die Werte niedrig, geht der Rest hinterher.
6. Dranbleiben
Der wichtigste Faktor ist Regelmäßigkeit. Wählen Sie einen Rhythmus, den Sie halten können, wöchentlich oder monatlich, und sagen Sie bei der Anmeldung, was die Leute erwartet. Zwei Monate Pause und dann fünf E-Mails in einer Woche führen zu Abmeldungen und Beschwerden.
Häufige Fragen
Wie kann ich einen Newsletter kostenlos versenden?
Mit dem kostenlosen Tarif eines Newsletter-Tools, etwa Kit bis 10.000 Abonnenten oder Brevo mit 300 E-Mails pro Tag. Achten Sie auf Double-Opt-In, Impressum und Abmeldelink, auch im Gratis-Tarif.
Brauche ich für einen Newsletter Double-Opt-In?
In Deutschland faktisch ja. Sie müssen die Einwilligung nachweisen können, und Double-Opt-In ist der anerkannte Weg dafür.
Darf ich einen Newsletter aus Outlook versenden?
Technisch ja, praktisch nein. Ohne Abmeldelink, Bounce-Verarbeitung und Einwilligungsnachweis erfüllen Sie weder die rechtlichen Pflichten noch die Anforderungen der Postfach-Anbieter.
Was kostet es, einen Newsletter zu versenden?
Bis einige hundert Empfänger oft nichts. Bei 10.000 Kontakten kosten gehostete Tools meist 90 bis 150 US-Dollar im Monat. Mit einer Self-Hosted Lösung zahlen Sie einmalig die Lizenz und danach wenige Euro für Server und Versand.
